Quand un propriétaire décède ou devient inapte : assurer la continuité de la société

Le poste d’administrateur prend fin

• Décès : un administrateur cesse d’occuper son poste à son décès selon la loi fédérale (LCSA, art. 108(1)), l’Ontario (art. 121(1)), la Colombie-Britannique (art. 128(1)) et l’Alberta (art. 108(1)). Au Québec, le même résultat découle du Code civil : l’administrateur est le mandataire de la personne morale, et le mandat prend fin au décès (art. 321 et 2175).
• Inaptitude : une personne déclarée inapte selon le droit provincial devient inhabile à être administrateur, et son mandat prend fin (LCSA, art. 105(1) et 108(1); Ontario, art. 118(1) et 121(1); Alberta, art. 105(1) et 108(1)). En Colombie-Britannique, un administrateur déclaré inapte par un tribunal, ou visé par un certificat d’inaptitude, doit démissionner sans délai (art. 124). Au Québec, le majeur en tutelle ou pourvu d’un mandataire de protection est inhabile à être administrateur (Code civil, art. 327).
• Une procuration seule n’est pas une déclaration d’inaptitude. L’inhabilité exige généralement une décision d’un tribunal, une ordonnance de tutelle ou de curatelle, ou un certificat prévu par la loi provinciale : un administrateur dont le mandataire a commencé à agir peut donc, en principe, être encore en fonction.
• Le Delaware et le Model Act ne prévoient pas le décès ou l’inaptitude comme motif, mais le Delaware traite expressément de la société qui n’a plus d’administrateurs à la suite d’un décès (§ 223(a)), et les deux permettent de pourvoir le poste vacant.

Reconstituer le conseil quand il ne reste aucun administrateur

S’il reste d’autres administrateurs, ils peuvent généralement pourvoir eux-mêmes le poste vacant (LCSA, art. 111(1); Ontario, art. 124(1); Colombie-Britannique, art. 131; Québec, art. 145; Delaware, § 223(a)). Lorsque l’administrateur unique décède, ce sont les actionnaires qui doivent agir :

• Canada (loi fédérale), Ontario, Alberta et Québec : s’il n’y a aucun administrateur en fonction, tout actionnaire peut convoquer une assemblée des actionnaires pour élire des administrateurs (LCSA, art. 111(2); Ontario, art. 124(3); Alberta, art. 111(2); Québec, art. 146), ou les actionnaires peuvent les élire par une résolution écrite signée par tous (LCSA, art. 142(1); Ontario, art. 104(1); Alberta, art. 141(1); Québec, art. 178).
• Colombie-Britannique : des actionnaires détenant plus de la moitié des voix peuvent habiliter une personne à convoquer une assemblée ou à nommer des administrateurs, ou tous les actionnaires votants peuvent nommer des administrateurs par résolution unanime (art. 135).
• Delaware : tout dirigeant, tout actionnaire, ou l’exécuteur testamentaire, l’administrateur, le fiduciaire ou le tuteur d’un actionnaire peut convoquer une assemblée extraordinaire pour élire des administrateurs, ou demander à la Court of Chancery d’ordonner une élection (§ 223(a)).
• États qui suivent le Model Act : les actionnaires peuvent pourvoir un poste vacant (art. 8.10), notamment par un consentement écrit signé par tous (art. 7.04).
• Si le propriétaire décédé détenait toutes les actions, c’est le représentant de la succession qui signe à titre d’actionnaire : réglez donc d’abord la question des actions.

Les actions du propriétaire décédé

Les actions ne disparaissent pas avec le propriétaire : elles passent à la succession, et le représentant de celle-ci, qu’on l’appelle exécuteur, fiduciaire de la succession, administrateur ou liquidateur, exerce les droits de l’actionnaire.

• Avant l’inscription : une société dont les statuts restreignent le transfert des actions, comme ceux de la plupart des sociétés fermées, doit permettre au représentant de l’actionnaire décédé d’exercer les droits de l’actionnaire une fois qu’il lui a fourni la preuve qu’elle peut exiger (LCSA, art. 51(2); Ontario, art. 67(2); Alberta, art. 50(2)). En Colombie-Britannique, le représentant a les droits de l’actionnaire dès qu’il fournit la preuve requise, même avant son inscription (art. 115).
• Pour inscrire la transmission : la société peut demander les lettres d’homologation ou d’administration (ou une copie certifiée), une déclaration de transmission et le certificat d’actions du propriétaire décédé (LCSA, art. 51(7); Ontario, art. 67(7); Colombie-Britannique, art. 118; Alberta, art. 50(7)). La loi fédérale prévoit aussi une marche à suivre en l’absence de lettres d’homologation (art. 51(8)).
• Québec : le liquidateur de la succession agit comme administrateur du bien d’autrui et exerce les droits attachés aux actions, y compris le droit de vote (Code civil, art. 802 et 1302; LSAQ, art. 181).
• Delaware et Model Act : les fiduciaires peuvent voter les actions qu’ils détiennent (§ 217(a)), et une société peut accepter un vote signé par un exécuteur ou un administrateur de succession, avec une preuve de sa qualité si elle la demande (Model Act, art. 7.24).
• La société n’est pas tenue de veiller à ce que la succession soit bien administrée; elle agit sur la foi des preuves qu’on lui fournit (LCSA, art. 51(4); Ontario, art. 67(4); Alberta, art. 50(4)).

Si le propriétaire est vivant mais ne peut pas agir

Le mandataire désigné dans une procuration perpétuelle ou durable relative aux biens peut généralement exercer les droits du propriétaire comme actionnaire. L’Ontario permet au mandataire de signer les résolutions écrites des actionnaires et les procurations (art. 104(1)(a) et 110(2)), et la loi fédérale considère le mandataire comme un représentant personnel qui peut signer une procuration (art. 2(1) et 148(2)). Aucune des lois que nous avons vérifiées ne permet au mandataire de siéger au conseil à la place du propriétaire. Si le propriétaire était l’unique administrateur, le mandataire, en votant les actions, élit un nouvel administrateur pour que la société continue de fonctionner.

Au Québec, le mandat de protection qui porte sur l’administration des biens de la personne prend effet lorsqu’il est homologué par le tribunal (Code civil, art. 2131 et 2166), et la personne devient alors inhabile à être administrateur (art. 327).

Les dirigeants, la banque et le pouvoir de signature

• Le nouveau conseil confirme ou nomme les dirigeants. Au Delaware, un poste de dirigeant laissé vacant par un décès est pourvu selon les règlements ou, s’ils sont muets, par le conseil (§ 142(e)); au Québec, le dirigeant est un mandataire, et le mandat prend fin au décès (LSAQ, art. 116; Code civil, art. 2175).
• Remettez à la banque une nouvelle résolution modifiant les pouvoirs de signature adoptée par le nouveau conseil, avec un certificat de titularité qui indique qui sont maintenant les administrateurs et les dirigeants.
• Mettez à jour les registres des administrateurs, des dirigeants et des actionnaires, et classez les résolutions dans le livre des procès-verbaux.

Aviser le registre

• Canada, loi fédérale : un avis de changement des administrateurs à Corporations Canada dans les 15 jours (LCSA, art. 113(1)).
• Ontario : un avis de modification dans les 15 jours, qui indique la date à laquelle l’administrateur a cessé d’occuper son poste (Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, art. 4(1)).
• Colombie-Britannique : un avis de changement des administrateurs dans les 15 jours (art. 127(1)).
• Alberta : un avis de changement des administrateurs dans les 15 jours (art. 113(1)).
• Québec : une déclaration de mise à jour dans les 30 jours, qui peut aussi devoir mettre à jour les bénéficiaires ultimes (Loi sur la publicité légale des entreprises, art. 33 et 41).
• Delaware : les administrateurs sont déclarés dans le prochain rapport annuel de taxe de franchise (8 Del. C. § 502).

Se préparer à l’avance

• Tenez à jour les registres, les résolutions et les certificats d’actions, pour que la succession n’ait pas à reconstituer le livre des procès-verbaux.
• Envisagez un deuxième administrateur, ou un dirigeant autre que vous qui peut signer, pour que la société ne soit pas paralysée pendant la reconstitution du conseil.
• Assurez-vous que votre testament et vos procurations traitent des actions, et que les personnes désignées savent où se trouve le livre des procès-verbaux.
• Vérifiez si une convention entre actionnaires prévoit ce qu’il advient des actions d’un propriétaire décédé ou inapte, par exemple un rachat.

Questions fréquentes