Ne commencez pas par réécrire le passé. Commencez par dresser l’inventaire de ce qui existe, de ce que disent les registres et des décisions pour lesquelles il manque des pièces justificatives.
Un nettoyage est plus solide lorsqu’il distingue la consignation tardive d’un événement passé réel d’une nouvelle décision prise aujourd’hui. Demandez l’aide d’un avocat, d’un notaire ou d’un comptable lorsque l’incertitude touche la propriété, la fiscalité, la solvabilité ou un dépôt antérieur.
Inventorier ce que vous avez
- Réunissez le cartable papier, les dossiers infonuagiques, les registres comptables, les dépôts gouvernementaux et les documents conservés par l’ancien conseiller juridique.
- Séparez les documents signés, les brouillons, les modèles non signés et les doublons.
- Dressez une liste datée des administrateurs, dirigeants, actionnaires, catégories d’actions et certificats indiqués par chaque source.
- Consignez les documents manquants sans deviner ce qu’ils contenaient.
Rapprocher la propriété et les pouvoirs
- Comparez le registre des valeurs mobilières aux certificats, documents de souscription, preuves de paiement et dossiers fiscaux.
- Comparez les registres des administrateurs et des dirigeants aux dépôts gouvernementaux et aux pouvoirs de signature réellement utilisés.
- Repérez les transferts, annulations, dividendes, prêts ou rémunérations qui ont été traités en pratique sans être inscrits dans le livre.
- Signalez toute contradiction avant de préparer un certificat ou une résolution de remplacement.
Régulariser les lacunes avec prudence
- Demandez à un professionnel qualifié si un document historique manquant peut être reconstitué, ratifié ou remplacé.
- Utilisez la date actuelle pour une nouvelle approbation; n’antidatez pas une signature.
- Joignez les pièces, comme les relevés bancaires, déclarations fiscales, contrats ou courriels, qui expliquent la reconstitution.
- Ajoutez une note indiquant ce qui a été reconstitué, pourquoi et par qui le dossier a été examiné.
Faire durer le nettoyage
- Placez les registres rapprochés et les documents de gouvernance en vigueur au début de l’index de travail.
- Utilisez un processus uniforme pour les nouvelles résolutions, les certificats, les nominations et les transferts.
- Planifiez une révision annuelle et exportez une copie lisible après les changements importants.
- Donnez au comptable, à l’avocat, au notaire ou au prêteur accès au même dossier à jour plutôt que d’envoyer des fichiers isolés.
Questions fréquentes
Puis-je recréer de mémoire des procès-verbaux manquants?
Il peut être possible de documenter ou de ratifier un événement passé, mais la méthode appropriée dépend de la loi et des faits. Identifiez clairement le document et obtenez des conseils lorsque la lacune touche la propriété, la fiscalité ou la responsabilité.
Devrais-je supprimer les documents anciens ou inexacts?
Il vaut généralement mieux conserver l’historique et identifier clairement les documents remplacés ou inexacts. Supprimer la trace peut rendre plus difficile l’explication de ce qui s’est passé et à quel moment.
Ce guide présente de l’information générale sur les registres d’entreprise au Canada et aux États-Unis. Il ne constitue pas un avis juridique. Les règles varient selon le territoire et changent avec le temps. Pour un conseil adapté à votre société, consultez un avocat, un notaire ou un comptable qualifié.