La première réunion du conseil ou le premier consentement écrit organise la société après sa constitution. Il crée le dossier de départ que les administrateurs, comptables, prêteurs et acquéreurs pourront utiliser pour comprendre comment la société a été mise en place.
Un consentement écrit peut être plus simple pour une petite société, mais il doit tout de même contenir les mêmes décisions, dates et signatures qu’un procès-verbal de réunion.
Avant la réunion
- Réunissez les statuts, le certificat de constitution, les règlements administratifs et toute convention entre actionnaires.
- Confirmez l’identité des premiers administrateurs et des personnes qui ont le droit de voter.
- Préparez un ordre du jour qui sépare les décisions d’organisation des décisions d’exploitation qui viendront plus tard.
- Apportez le plan de capitalisation initial, les catégories d’actions proposées et les pourcentages de propriété.
Organiser la société
- Adoptez ou confirmez les règlements administratifs.
- Nommez les dirigeants et consignez leurs titres et leurs pouvoirs.
- Choisissez le siège et le lieu de conservation des registres lorsque la loi l’exige.
- Approuvez la fin de l’exercice financier, les arrangements bancaires et les pouvoirs de signature.
- Autorisez la société à conclure ses contrats courants et à ouvrir les comptes nécessaires.
Consigner la propriété initiale
- Autorisez l’émission des actions ou autres valeurs mobilières.
- Consignez la contrepartie payée ou convenue pour l’émission.
- Préparez les certificats ou attestations écrites lorsqu’ils sont utilisés dans le territoire applicable.
- Mettez le registre des valeurs mobilières à jour et conservez la preuve du paiement ou du transfert.
- Consignez toute restriction, mention ou convention entre actionnaires qui accompagne les valeurs mobilières.
Après la réunion
- Signez et datez le procès-verbal ou le consentement écrit.
- Classez le document signé avec les documents constitutifs.
- Transmettez au comptable les renseignements sur la propriété et les dirigeants nécessaires à la mise en place de la fiscalité et de la paie.
- Fixez des rappels pour l’assemblée annuelle, la déclaration annuelle et la première révision régulière des registres.
Questions fréquentes
Une nouvelle société doit-elle tenir une réunion officielle?
Pas toujours. Plusieurs lois permettent aux administrateurs d’agir par consentement écrit, sous réserve des signatures requises et de toute règle contraire dans les statuts ou les règlements administratifs.
Le premier dossier du conseil doit-il inclure les émissions d’actions?
Oui, si les actions sont émises au moment de l’organisation ou peu après. L’approbation, la contrepartie, le certificat ou l’attestation et le registre des valeurs mobilières doivent correspondre.
Ce guide présente de l’information générale sur les registres d’entreprise au Canada et aux États-Unis. Il ne constitue pas un avis juridique. Les règles varient selon le territoire et changent avec le temps. Pour un conseil adapté à votre société, consultez un avocat, un notaire ou un comptable qualifié.