Dans une société dirigée par son propriétaire, une même personne peut être à la fois l’actionnaire, l’administrateur, le dirigeant et la personne qui exploite l’entreprise. Les décisions se prennent donc rapidement, mais il devient aussi facile de remettre à plus tard la tenue du dossier officiel. Un changement de banque, un dividende, une nouvelle émission d’actions ou la nomination d’un administrateur peut se produire dans les faits avant que quiconque consigne ce que la société a approuvé.
Minute Book Cloud offre aux actionnaires-dirigeants une façon pratique de tenir le dossier de la société à jour au moment même où la décision est prise. Il est conçu pour les approbations et les documents courants, faciles à comprendre sur le plan opérationnel, mais qui méritent tout de même une trace claire dans les registres de la société.
Commencez votre livre des procès-verbaux lorsque le moment sera venu de faire de cette démarche un registre de société à jour et consultable.
Pourquoi des registres en bonne et due forme restent importants pour le propriétaire
Être l’unique propriétaire ne fait pas disparaître la personnalité juridique distincte de la société. Un livre des procès-verbaux à jour permet de démontrer quand la société a agi, qui avait le pouvoir de le faire et comment la propriété ou les distributions ont changé. Cet historique peut avoir de l’importance plus tard, lors de travaux fiscaux, d’un financement, d’une vente, du règlement d’une succession ou d’un désaccord sur ce qui s’est passé.
- Conservez ensemble les statuts, les règlements administratifs, le registre des actions et les registres actuels des administrateurs et des dirigeants de la société.
- Consignez les dividendes, les prêts d’actionnaires, la rémunération, les emprunts et les achats importants comme des décisions de la société.
- Gardez les approbations signées et les documents examinés avec la décision.
- Préservez les documents remplacés afin que l’historique de la société demeure compréhensible.
Consigner les décisions les plus fréquentes des propriétaires
Les sociétés dirigées par leur propriétaire n’ont généralement pas besoin d’un calendrier de réunions compliqué. Il leur faut un chemin court entre une vraie décision d’affaires et un dossier complet. Une bonne démarche devrait couvrir les approbations courantes sans obliger le propriétaire à apprendre un nouveau système de classement chaque fois.
- Approuvez l’ouverture d’un compte bancaire, une entente d’emprunt ou un changement de pouvoirs de signature.
- Documentez un prêt d’actionnaire avec la convention qui s’y rapporte.
- Émettez ou transférez des actions et mettez à jour le registre des valeurs mobilières et les certificats d’actions ou attestations écrites.
- Nommez ou destituez un administrateur ou un dirigeant et consignez la date de prise d’effet.
- Préparez les approbations annuelles à partir des registres actuels de la société plutôt qu’en copiant le document de l’an dernier.
Réduire le travail de reconstitution en fin d’exercice
La révision annuelle est un point de contrôle utile, et non une raison d’attendre la fin de l’exercice pour tout mettre à jour. Un espace de travail à jour permet au propriétaire et au comptable de partir des décisions déjà consignées, puis de se concentrer sur ce qui manque ou a réellement changé.
- Vérifiez les renseignements sur les actionnaires, les administrateurs, les dirigeants et les catégories d’actions.
- Rapprochez les dividendes, les prêts, la rémunération et les autres opérations importantes des approbations et des pièces justificatives.
- Préparez les documents annuels des actionnaires et des administrateurs exigés par les documents constitutifs de la société et par la loi.
- Joignez les états financiers, les documents fiscaux et les confirmations de dépôt lorsqu’ils appuient le dossier de la société.
Une démarche simple pour un propriétaire occupé
Commencez par les renseignements actuels de la société, puis ajoutez une décision à la fois. Minute Book Cloud est utile lorsqu’il donne au propriétaire un endroit clair pour voir ce qui est complet, ce qui doit être signé et ce qui devrait être revu par un comptable ou un avocat.
Pour une explication plus large de ce que les propriétaires font couramment eux-mêmes et des situations où des conseils peuvent valoir leurs honoraires, consultez Ai-je besoin d’un avocat pour tenir mon livre des procès-verbaux?.
Questions fréquentes
Une société à propriétaire unique a-t-elle besoin de procès-verbaux?
Une société à propriétaire unique doit tout de même tenir les registres et obtenir les approbations qu’exigent ses documents constitutifs et la loi applicable. Les résolutions écrites permettent souvent de documenter les décisions, mais confirmez la forme et le seuil d’approbation applicables à la décision en cause.
Quelle est la lacune la plus fréquente dans le livre des procès-verbaux d’une société dirigée par son propriétaire?
Le dossier prend souvent du retard après des changements de propriété, des dividendes, des prêts d’actionnaires, des changements d’administrateurs ou des décisions bancaires. La solution pratique consiste à consigner ces décisions au moment où elles sont prises et à revoir le livre chaque année.
Une société dirigée par son propriétaire peut-elle tenir elle-même son livre des procès-verbaux?
Beaucoup de propriétaires s’occupent eux-mêmes de la tenue courante des registres et font appel à un avocat ou à un comptable pour les opérations qui ont des conséquences sur le plan juridique, fiscal, de la propriété ou du financement.
Cette page décrit des processus généraux de Minute Book Cloud; elle ne constitue pas un avis juridique, fiscal, comptable ou professionnel. Il revient à la société et à ses conseillers de confirmer les registres, approbations et dépôts qui s’appliquent à leur situation.