Les comptables voient souvent le livre des procès-verbaux au moment où un client a besoin de quelque chose : les documents annuels pour un dossier fiscal, une résolution de dividende, un document de prêt d’actionnaire ou un dossier en ordre pour une opération. Lorsque les registres sont éparpillés entre la boîte de réception du client et plusieurs vieux dossiers, le travail comptable commence par une reconstitution plutôt que par une analyse.
Minute Book Cloud offre au comptable et à son client un dossier commun et organisé pour les documents de la société qui appuient le travail récurrent. Le comptable peut aider le client à tenir le dossier à jour tout en préservant la distinction entre les conseils comptables, les conseils juridiques et la responsabilité du client à l’égard des approbations de la société.
Commencez votre livre des procès-verbaux lorsque le moment sera venu de faire de cette démarche un registre de société à jour et consultable.
Commencer par un dossier prêt pour le client
La première étape ne consiste généralement pas à produire chaque document historique. Elle consiste à établir un point de départ actuel et fiable : les documents constitutifs de la société, ses actionnaires, administrateurs, dirigeants, catégories d’actions et décisions récentes. À partir de là, les documents manquants peuvent être relevés et classés par ordre de priorité avec le client et, s’il y a lieu, avec un conseiller juridique.
- Confirmez l’entité, le territoire et la structure actuelle de la société avant de préparer les documents annuels.
- Comparez le registre des actions et les renseignements sur les propriétaires avec les dossiers fiscaux et comptables.
- Relevez les dividendes, prêts d’actionnaires, rémunérations, réorganisations et autres opérations qui nécessitent des documents de la société à l’appui.
- Distinguez les faits connus des éléments qui doivent être confirmés par le client ou faire l’objet d’un examen juridique.
Rendre le processus annuel plus reproductible
Un processus commun peut réduire les allers-retours qui surviennent lorsque les procès-verbaux annuels sont préparés à partir de modèles désuets. Le comptable peut voir ce que le client a déjà approuvé, demander les renseignements manquants et diriger les questions juridiques vers le bon conseiller.
- Instaurez une révision annuelle récurrente pour confirmer les personnes, la propriété, les pouvoirs de signature et les approbations annuelles.
- Préparez ou demandez les résolutions qui appuient les dividendes, l’approbation des états financiers et les autres décisions récurrentes.
- Conservez les états financiers, les calculs et les confirmations du client avec le dossier de la société concerné.
- Signalez les opérations qui exigent l’avis d’un avocat au lieu de présenter un modèle comme une conclusion juridique.
Assurer une transmission claire entre le client et le conseiller
La tenue des registres de la société fonctionne mieux lorsque le client peut toujours consulter et tenir à jour le livre. Le comptable peut aider à mettre en place le processus, revoir l’information et relever les lacunes sans devenir la seule personne qui sait où les registres sont conservés.
- Invitez le client à fournir les renseignements à jour sur la société et à signer les approbations qui relèvent de la société.
- Conservez une piste de vérification claire des ébauches, des documents signés et des pièces justificatives.
- Transmettez un dossier ciblé à un avocat ou à un conseiller corporatif lorsqu’une opération nécessite un avis juridique.
- Utilisez le même dossier de société pour les travaux de fin d’exercice, les demandes de financement et les futures transmissions à un conseiller.
Utiliser un logiciel sans brouiller les rôles professionnels
Minute Book Cloud est un outil de gestion des registres et des processus. Il ne détermine pas si un dividende est permis par la loi, si une opération reçoit le bon traitement fiscal ou si un dépôt est requis. Ces questions relèvent du professionnel qui donne des conseils à leur sujet.
Le produit est le plus utile lorsqu’il rend les faits et les approbations plus faciles à trouver. Le comptable a alors plus de temps pour analyser la situation réelle du client et soumettre à qui de droit les questions qui exigent un jugement juridique ou fiscal.
Questions fréquentes
Un comptable peut-il tenir le livre des procès-verbaux d’un client?
Un comptable peut aider à organiser et à revoir les registres de la société d’un client, dans les limites de son rôle et de son mandat. Le client demeure responsable des décisions de sa société, et les questions juridiques ou fiscales devraient être confiées au conseiller approprié.
Minute Book Cloud remplace-t-il un logiciel comptable?
Non. Il sert aux registres de la société, aux approbations et aux pièces justificatives. Il peut compléter le système comptable en conservant le dossier de la société qui explique des décisions comme les dividendes, les prêts et les approbations annuelles.
Comment un comptable peut-il l’utiliser en fin d’exercice?
Servez-vous du dossier actuel de la société pour relever les approbations manquantes, rapprocher la propriété et les opérations, préparer ou demander les documents annuels et rendre plus nette la transmission en vue d’un examen juridique, au besoin.
Cette page décrit des processus généraux de Minute Book Cloud; elle ne constitue pas un avis juridique, fiscal, comptable ou professionnel. Il revient à la société et à ses conseillers de confirmer les registres, approbations et dépôts qui s’appliquent à leur situation.