Réponse courte : non. Aucune loi au Canada ou aux États-Unis n’exige qu’un avocat tienne ou mette à jour le livre des procès-verbaux d’une société. La société est responsable de ses propres registres et beaucoup de propriétaires s’occupent eux-mêmes des tâches courantes.
Ce qu’un avocat apporte, c’est son jugement sur les opérations qui ont des conséquences juridiques ou fiscales. Ce guide explique ce que la loi exige, ce que les propriétaires font généralement eux-mêmes et dans quels cas les conseils professionnels valent leurs honoraires.
Ce que la loi exige réellement
Les lois sur les sociétés confient à la société elle-même l’obligation de tenir ses registres. En pratique, cette responsabilité revient aux administrateurs et aux dirigeants, souvent au secrétaire de la société et, dans une société gérée par son propriétaire, généralement au propriétaire. Aucune loi ne dit qu’un avocat doit conserver le livre des procès-verbaux.
Les registres sont largement semblables des deux côtés de la frontière :
- Documents constitutifs : statuts ou certificat de constitution, règlements administratifs et modifications.
- Procès-verbaux et résolutions : des assemblées d’actionnaires et des réunions du conseil, ainsi que les résolutions ou consentements écrits signés au lieu d’une réunion.
- Registres : administrateurs, dirigeants et registre des valeurs mobilières ou registre des actions indiquant qui détient quelles actions. Les sociétés fédérales, ontariennes et britanno-colombiennes, entre autres, doivent aussi tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important.
- Conventions entre actionnaires et copies des dépôts effectués auprès du registre gouvernemental.
Au Canada, la Loi canadienne sur les sociétés par actions énumère ces registres à l’article 20 et chaque province a une disposition équivalente. Aux États-Unis, le droit de l’État fixe les règles : le Delaware exige un registre des actions et accorde aux actionnaires un droit d’examiner les livres; les États qui suivent le Model Business Corporation Act énumèrent les registres exigés à l’article 16.01.
La LCSA permet à une société de conserver ses registres dans un système électronique qui peut les reproduire sous une forme écrite intelligible dans un délai raisonnable. La loi ontarienne permet qu’un registre soit conservé sous n’importe quelle forme, et le droit des sociétés du Delaware permet expressément de conserver électroniquement les livres et le registre des actions s’ils peuvent être convertis en documents clairement lisibles dans un délai raisonnable. Dans chaque cas, la société doit se protéger contre la perte et la falsification. Le cartable papier dans un cabinet d’avocats est une habitude, pas une exigence juridique, même s’il est prudent de conserver les originaux signés des documents importants jusqu’à ce que vous sachiez ce que votre territoire exige.
Ce que les propriétaires font généralement eux-mêmes
Une grande partie du travail d’un livre des procès-verbaux est routinière. Une fois la société correctement organisée, ces tâches suivent le même modèle chaque année :
- Résolutions ou consentements annuels. Les sociétés canadiennes doivent tenir une assemblée annuelle des actionnaires ou adopter des résolutions écrites signées par tous les actionnaires ayant droit de vote, selon l’article 142 de la LCSA. Les sociétés du Delaware tiennent une assemblée annuelle des actionnaires pour élire les administrateurs ou les élisent par consentement écrit; la loi permet aussi que la plupart des autres décisions des actionnaires soient prises par consentement écrit. Pour une société qui compte quelques actionnaires, les résolutions écrites sont la norme.
- Approbation des états financiers et, lorsque la loi le permet, résolution par laquelle la société ne nomme pas de vérificateur.
- Élection des administrateurs et nomination des dirigeants, ainsi que consignation des démissions et nouvelles nominations au moment où elles surviennent.
- Mise à jour des registres après tout changement touchant les administrateurs, les dirigeants ou les actionnaires.
- Dépôt de la déclaration annuelle ou du rapport annuel auprès du registre gouvernemental et classement d’une copie dans le livre. Il s’agit d’un dépôt distinct de la déclaration de revenus.
Une fois la structure en place, aucune de ces tâches ne demande nécessairement un jugement juridique. Elles demandent de ne pas les oublier et de savoir où classer chaque document.
Dans quels cas un avocat vaut ses honoraires
La valeur d’un avocat tient à son jugement sur les opérations qui comportent un risque juridique ou fiscal. Faites appel à un avocat lorsque :
- Les actions changent de mains ou de nouvelles actions sont émises au profit d’une nouvelle personne, surtout lorsqu’il y a des conséquences fiscales, comme un transfert d’actions à un membre de la famille, un roulement selon l’article 85 au Canada ou une opération qui touche l’admissibilité au statut de S corporation aux États-Unis.
- Vous réorganisez la société : gel successoral, nouvelle société de portefeuille, fusion, changement de structure du capital-actions ou modification des statuts.
- De l’argent entre ou sort : investissement, prêt bancaire garanti par la société ou vente de l’entreprise.
- Les actionnaires ne s’entendent pas, ou vous avez besoin d’une convention entre actionnaires.
- Les registres présentent plusieurs années de lacunes et doivent être reconstitués avec des résolutions confirmatives.
- Vous exploitez une société professionnelle et un changement touche les personnes qui peuvent détenir des actions selon les règles de votre ordre professionnel. Consultez notre guide sur les livres des procès-verbaux des sociétés professionnelles.
Une voie intermédiaire : le faire soi-même et demander de l’aide au besoin
Vous n’avez pas à choisir entre payer un cabinet chaque année et tout faire seul. Beaucoup de propriétaires tiennent eux-mêmes le livre des procès-verbaux et font appel à un avocat pour certaines opérations. L’avocat prépare les documents de l’opération et vous classez les copies signées dans le livre, avec le reste des registres.
Cette approche fonctionne mieux lorsque les registres sont organisés et accessibles. Un avocat qui peut consulter les registres actuels et les résolutions antérieures passe moins de temps à reconstituer l’historique, ce qui représente souvent une grande partie des honoraires lorsque les dossiers sont désordonnés. Si votre livre est actuellement conservé par un cabinet, consultez notre guide sur la récupération de votre livre des procès-verbaux auprès de votre avocat.
Comment décider
| Situation | En général |
|---|---|
| Résolutions annuelles pour une société comptant un ou quelques actionnaires | Le faire soi-même |
| Arrivée ou démission d’un administrateur ou d’un dirigeant | Le faire soi-même |
| Dépôt de la déclaration annuelle et classement d’une copie | Le faire soi-même |
| Déclaration d’un dividende ou approbation d’une prime | Le faire soi-même, après avoir confirmé le montant avec le comptable |
| Émission d’actions à une nouvelle personne ou transfert d’actions | Avocat, souvent avec le comptable |
| Réorganisation, gel successoral, fusion ou regroupement | Avocat et comptable |
| Investissement, financement ou vente de l’entreprise | Avocat |
| Plusieurs années de registres manquants | Avocat pour reconstituer les dossiers, puis gestion par le propriétaire |
Les coûts comptent aussi. Consultez les coûts de tenue d’un livre des procès-verbaux pour connaître les honoraires courants au Canada et aux États-Unis.
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Lorsqu’une opération exige un avocat ou un comptable, ajoutez-le comme utilisateur afin qu’il puisse consulter les documents nécessaires, puis classez les documents signés au bon endroit. Minute Book Cloud est un logiciel, et non un service de conseils juridiques.
Questions fréquentes
Est-il légal de tenir soi-même le livre des procès-verbaux?
Oui. Les lois sur les sociétés au Canada et aux États-Unis rendent la société responsable de ses registres. Aucune n’exige qu’un avocat les conserve ou les mette à jour. L’important est que les registres soient complets, à jour et disponibles lorsqu’une personne qui a le droit de les consulter le demande.
Puis-je rédiger mes propres résolutions annuelles?
Oui. Les résolutions annuelles courantes, comme l’approbation des états financiers, l’élection des administrateurs et la nomination ou la renonciation à un vérificateur lorsque la loi le permet, suivent un modèle établi. Beaucoup de propriétaires les préparent et les signent chaque année. Si une résolution a des conséquences fiscales, confirmez d’abord le montant et le moment avec votre comptable.
Que se passe-t-il si mon livre des procès-verbaux n’est pas à jour?
Les lacunes apparaissent souvent au pire moment : prêt bancaire, vente, investissement, vérification fiscale ou différend entre actionnaires. Il peut aussi y avoir des amendes. Les résolutions manquantes peuvent souvent être corrigées par des résolutions confirmatives, mais plus les lacunes sont anciennes, plus le travail est important et certaines corrections nécessitent un avocat.
Ai-je encore besoin d’un avocat si j’utilise un logiciel de livre des procès-verbaux?
Pour la tenue courante des registres, souvent non. Le logiciel organise les documents, mais ne fournit pas de conseils juridiques. Pour les opérations ayant des conséquences juridiques ou fiscales, consultez un avocat et donnez-lui accès aux registres plutôt que de lui envoyer un cartable dans les deux sens.
Ce guide présente de l’information générale sur les registres d’entreprise au Canada et aux États-Unis. Il ne constitue pas un avis juridique. Les règles varient selon le territoire et changent avec le temps. Pour un conseil adapté à votre société, consultez un avocat, un notaire ou un comptable qualifié.
Sources
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, articles 20 à 22 (registres de société)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, articles 117 et 142 (résolutions écrites)
- Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario (registres et résolutions écrites)
- Delaware General Corporation Law, sous-chapitre VII (§§ 211, 219, 220, 224 et 228)
- Delaware General Corporation Law, § 141 (décision du conseil par consentement écrit)