Comment récupérer votre livre des procès-verbaux auprès de votre avocat

À qui appartient le livre des procès-verbaux

À la société. Un cabinet qui conserve un livre des procès-verbaux détient les registres de la société pour son compte, généralement parce qu’il a constitué la société ou agit comme siège ou bureau des registres.

• Canada : la LCSA exige que les registres soient conservés au siège ou à un autre endroit au Canada choisi par les administrateurs et donne aux actionnaires et aux créanciers le droit de les examiner. L’Ontario et la Colombie-Britannique ont des règles semblables et les administrateurs peuvent consulter les registres en tout temps. Les propres lignes directrices de la Law Society of Ontario indiquent que les livres des procès-verbaux appartiennent au client.
• États-Unis : les lois des États font des procès-verbaux, des consentements et du registre des actions les registres de la société. Le Delaware exige qu’un dirigeant consigne les délibérations du conseil et des actionnaires, et la Californie exige que chaque société conserve des procès-verbaux et un registre des actionnaires.

Autrement dit, vous ne demandez pas une faveur. Vous demandez au cabinet de remettre les registres qui appartiennent à votre société.

Avant de faire la demande

1. Décidez où les registres seront conservés. Si l’adresse du cabinet est votre siège ou votre bureau des registres, vous devrez la changer. Au Canada, cela signifie généralement une résolution des administrateurs et un avis au registre, souvent dans les 15 jours du changement pour les sociétés fédérales et ontariennes. En Colombie-Britannique, produisez un avis de changement d’adresse pour le siège et le bureau des registres.
2. Vérifiez votre compte. Si vous devez de l’argent au cabinet, cela peut influencer la rapidité du retour des registres. Demandez un relevé final avant ou avec votre demande.
3. Décidez si vous souhaitez encore l’aide du cabinet. Récupérer le livre ne signifie pas mettre fin à la relation. Beaucoup de propriétaires tiennent eux-mêmes les registres courants et continuent de faire appel au même avocat pour les opérations importantes.
4. Sachez ce que vous demandez. Le livre original est l’élément principal, mais demandez aussi les certificats d’actions et talons originaux, le sceau de la société s’il y en a un et une copie électronique de tout ce que le cabinet conserve sous forme numérique.

Comment le demander : une lettre à adapter

Envoyez une demande écrite courte, signée par un administrateur ou un dirigeant. Un courriel suffit généralement; certains cabinets vous transmettront aussi un formulaire d’instructions à signer. Adaptez cette lettre à votre société :

À la réception des registres, signez et retournez toute confirmation de réception que le cabinet vous transmet. Cela protège les deux parties.

Si votre livre des procès-verbaux est électronique

Beaucoup de cabinets conservent maintenant les livres dans un logiciel juridique plutôt que dans un cartable. Ces plateformes peuvent généralement exporter un livre complet en PDF avec une table des matières, et certaines peuvent exporter les données des registres dans une feuille de calcul. C’est habituellement le cabinet qui effectue l’exportation; demandez-le expressément.

Un accès en lecture seule au portail du cabinet est utile, mais ce n’est pas une remise : les registres se trouvent toujours dans le compte du cabinet. Demandez :

• un PDF complet du livre, avec tous les documents signés;
• les registres dans une feuille de calcul, si la plateforme peut les exporter;
• les documents papier originaux, comme les certificats signés.

Si le cabinet refuse de le remettre

La raison habituelle est une facture impayée. Dans certains endroits, les avocats peuvent conserver les documents d’un client comme garantie de leurs honoraires, ce qu’on appelle un privilège de rétention. La question de savoir si ce privilège couvre le livre des procès-verbaux dépend du territoire :

• Colombie-Britannique : une ressource de la Law Society inclut les registres de société parmi les biens qu’un avocat ne peut pas retenir en vertu d’un privilège et indique qu’un cabinet qui n’est plus le bureau des registres doit remettre les livres au nouveau bureau.
• Ontario : la Law Society indique que la remise d’un livre peut être assujettie au privilège de l’avocat, mais ses règles indiquent aussi qu’un avocat ne devrait généralement pas faire valoir ce privilège si cela cause un préjudice important au client.
• Alberta : les indications de la Law Society sont semblables : un privilège ne devrait pas être exercé s’il cause un préjudice important au client.
• États-Unis : selon les règles modèles de l’ABA, un avocat doit remettre les documents auxquels le client a droit, sous réserve des autres lois applicables. La Californie exige la remise des documents du client, que la facture soit payée ou non. New York reconnaît certains privilèges de rétention, tandis que la Floride et le Texas les limitent lorsque la rétention causerait un préjudice au client.

Si vous êtes bloqué :

1. Demandez par écrit un relevé détaillé et la raison du délai.
2. Si vous contestez la facture, demandez le processus de révision applicable. La plupart des provinces et des États en ont un.
3. Rappelez au cabinet que les administrateurs et les actionnaires ont un droit prévu par la loi d’examiner les registres de la société, peu importe qui les conserve.
4. Communiquez avec la société du droit de votre province ou le barreau de votre État. La plupart offrent des conseils ou une procédure de plainte pour le transfert des dossiers.

Quoi vérifier à la réception

Passez en revue le livre avant de le classer. Il coûte moins cher de corriger les lacunes maintenant qu’au moment où une banque, un acheteur ou un vérificateur les demande. Vérifiez que vous avez :

• les statuts ou le certificat de constitution, toutes les modifications et tous les avis de changement;
• les règlements administratifs et leurs modifications;
• les résolutions ou procès-verbaux annuels de chaque année, signés par les bonnes personnes;
• une résolution pour chaque émission ou transfert d’actions, dividende et décision importante;
• un registre des administrateurs avec les dates de début et de fin, ainsi qu’un registre des dirigeants;
• un registre des valeurs mobilières ou des actions qui correspond aux certificats émis;
• au Canada, un registre des particuliers ayant un contrôle important, exigé pour les sociétés fédérales, ontariennes et britanno-colombiennes, entre autres;
• des copies des déclarations ou rapports annuels produits auprès du registre;
• toute convention entre actionnaires.

Les problèmes les plus fréquents sont l’absence de résolutions annuelles, des émissions d’actions sans résolution correspondante, des documents non signés, des registres qui ne correspondent pas aux certificats et des administrateurs partis depuis des années dont la démission n’a jamais été consignée.

Après la remise

Une fois les registres en main, placez-les dans un endroit où vous les garderez réellement à jour. Dans Minute Book Cloud, ajoutez votre société, saisissez ses administrateurs, dirigeants, actionnaires, catégories d’actions et certificats, puis téléversez les documents et résolutions existants. Tout est organisé autour de la société et vous pouvez exporter le livre complet en tout temps.

Gardez votre avocat pour les opérations où son jugement compte et donnez-lui accès lorsque vous en avez besoin. Si vous évaluez vos options, consultez Ai-je besoin d’un avocat pour tenir mon livre? et combien coûte la tenue d’un livre des procès-verbaux.

Questions fréquentes