Une société professionnelle a le même besoin de base que toute autre société : ses registres doivent indiquer à qui elle appartient, qui peut agir en son nom et ce qu’elle a approuvé. Les enjeux pratiques peuvent sembler plus importants, car la propriété, les droits de vote, le statut professionnel et la relation entre le cabinet et la société doivent souvent rester cohérents.
Minute Book Cloud offre à une société professionnelle un endroit structuré pour ses statuts, ses registres, ses résolutions, ses certificats et ses pièces justificatives. Il aide le propriétaire et les professionnels qui entourent la société à voir ce qui est à jour, sans qu’un aide-mémoire générique tienne lieu des règles qui s’appliquent à la profession ou au territoire.
Commencez votre livre des procès-verbaux lorsque le moment sera venu de faire de cette démarche un registre de société à jour et consultable.
Garder claire la structure de la société professionnelle
La première question utile n’est pas de savoir à quelle fréquence la société a besoin de procès-verbaux. C’est de savoir si le dossier actuel rend la structure de la société facile à comprendre. Les sociétés professionnelles peuvent être soumises à des restrictions quant aux personnes qui peuvent détenir des actions ou être administrateurs ou dirigeants, et quant à la façon dont la société peut utiliser son nom ou offrir des services. Ces détails ont leur place à côté du dossier principal de la société, et non dans un fil de courriels isolé.
- Conservez les statuts, les modifications, les règlements administratifs, la convention entre actionnaires et tout document d’autorisation ou d’inscription de la société professionnelle.
- Gardez ensemble le registre des actions, les certificats d’actions ou attestations écrites et les changements de propriété.
- Consignez les nominations et démissions des administrateurs et des dirigeants, ainsi que les pouvoirs de signature, avec leur date de prise d’effet.
- Distinguez le dossier juridique de la société des exigences de l’ordre professionnel en matière de permis ou d’exercice, tout en reliant les preuves lorsque c’est utile.
Rendre la révision annuelle reproductible
Le travail annuel est plus simple lorsque le propriétaire n’a pas à reconstituer le livre des procès-verbaux à partir des pièces jointes de l’an dernier. Une révision reproductible permet de confirmer que les personnes, la propriété, les résolutions et les pièces justificatives de la société décrivent toujours la même entreprise et le même cabinet.
- Confirmez les actionnaires, administrateurs, dirigeants et rôles professionnels actuels avant de préparer les approbations annuelles.
- Vérifiez si les statuts, les règlements administratifs, la convention entre actionnaires ou les renseignements fournis à l’ordre professionnel ont changé au cours de l’année.
- Consignez l’approbation des états financiers, les décisions relatives au vérificateur, les dividendes, la rémunération et les autres décisions importantes.
- Joignez les documents examinés par les administrateurs ou les actionnaires afin de mettre l’approbation en contexte.
- Fixez la date de la prochaine révision et désignez le professionnel, le comptable ou l’avocat qui doit revoir le dossier.
Suivre un seul processus pour les personnes, la propriété et les décisions
Les sociétés professionnelles changent souvent de façon modeste, mais importante : un nouveau collaborateur se joint au cabinet, un propriétaire prend sa retraite, les pouvoirs de signature changent ou les actions sont réorganisées. La résolution, la mise à jour du registre et la pièce justificative devraient cheminer ensemble tout au long de ce processus.
- Amorcez l’approbation des administrateurs ou des actionnaires avant de modifier la propriété, les dirigeants ou les pouvoirs de signature.
- Conservez les transferts et émissions d’actions avec la contrepartie, les restrictions, l’approbation et le registre mis à jour.
- Classez les documents propres à la société professionnelle avec le dossier de la société, sans les mêler à des dossiers clients sans rapport.
- Donnez au comptable ou à l’avocat un dossier à jour, dans lequel on peut faire des recherches, lorsque la société est examinée, réorganisée ou vendue.
Quand il vaut la peine de faire appel à un professionnel
Un livre des procès-verbaux numérique peut organiser le dossier, mais il ne peut pas déterminer si un arrangement proposé en matière de propriété ou de rémunération est permis. Faites appel à un avocat, à un comptable ou à un conseiller professionnel qualifié lorsque le changement touche les règles de propriété propres à la profession, le traitement fiscal, une convention entre actionnaires, une réorganisation ou un dépôt auprès de l’ordre professionnel.
Pour des repères pratiques sur la question précise de savoir si un avocat est nécessaire, consultez Ai-je besoin d’un avocat pour tenir mon livre des procès-verbaux?. Cette page porte sur le processus; le guide traite de la décision d’obtenir des conseils.
Questions fréquentes
Une société professionnelle peut-elle utiliser Minute Book Cloud?
Oui. Elle peut suivre le même processus structuré de tenue des registres que les autres sociétés fermées, tandis que le propriétaire et ses conseillers confirment les exigences professionnelles applicables en matière de propriété, d’exercice ou de réglementation.
Le logiciel confirme-t-il qu’une société professionnelle est conforme?
Non. Il aide à organiser les registres, les approbations et les pièces justificatives. La conformité dépend des documents constitutifs de la société, du droit applicable, de sa situation fiscale et des règles professionnelles.
Que devrait passer en revue une société professionnelle chaque année?
Elle devrait passer en revue ses actionnaires, administrateurs, dirigeants et catégories d’actions actuels, ses approbations annuelles, ses documents relatifs aux états financiers, ses décisions importantes et tout renseignement propre à la société professionnelle qui a changé au cours de l’année.
Cette page décrit des processus généraux de Minute Book Cloud; elle ne constitue pas un avis juridique, fiscal, comptable ou professionnel. Il revient à la société et à ses conseillers de confirmer les registres, approbations et dépôts qui s’appliquent à leur situation.