Une société fermée peut parfois utiliser un consentement écrit des actionnaires au lieu de tenir une assemblée annuelle. Le consentement consigne les mêmes décisions des propriétaires, comme la réception des états financiers et l’élection des administrateurs, mais il n’efface pas les obligations annuelles de la société en matière de tenue des registres, de dépôts et d’états financiers.
Vérifiez la loi applicable, les statuts, les règlements administratifs, la convention entre actionnaires et le registre des valeurs mobilières à jour avant de qualifier le document de renonciation. Les signataires requis et le seuil de vote varient d’un territoire à l’autre au Canada et aux États-Unis.
- Approuvée par
- Les actionnaires habiles à approuver les questions annuelles
- Signée par
- Tous les détenteurs habiles à voter ou ceux dont la signature est requise, selon la mesure et le territoire
- Ce qu’elle remplace
- La procédure d’assemblée, et non le travail annuel de la société
- Dépôt auprès du gouvernement
- Le consentement lui-même, habituellement non; les déclarations annuelles et les changements d’administrateurs peuvent quand même devoir être déposés
- À conserver avec la résolution
- États financiers, élection des administrateurs, document relatif au vérificateur et liste des actionnaires
Quand en avez-vous besoin?
- Une petite société fermée veut régler les questions annuelles des actionnaires sans convoquer d’assemblée.
- Les actionnaires s’entendent déjà et peuvent signer le même document final.
- La société doit élire les administrateurs, recevoir les états financiers ou approuver une décision relative au vérificateur.
- Un actionnaire unique a besoin d’un document annuel en bonne et due forme pour le livre des procès-verbaux, un prêteur ou un acheteur.
- La société utilise un consentement écrit au lieu de l’assemblée annuelle, sans pour autant sauter la déclaration annuelle ni les obligations fiscales.
Qui l’approuve
La règle du consentement écrit n’est pas la même partout. Certaines lois exigent la signature de chaque actionnaire habile à voter, tandis que d’autres permettent une majorité déterminée ou une majorité spéciale pour certaines questions ordinaires. Confirmez le seuil applicable à chaque résolution plutôt que de supposer qu’une seule signature suffit.
| Territoire | Règle |
|---|---|
| Canada, fédéral (LCSA) | Une résolution écrite signée par tous les actionnaires habiles à voter peut avoir la même valeur qu’une résolution adoptée en assemblée, et l’assemblée annuelle peut être remplacée par des résolutions écrites des actionnaires. |
| Ontario (LSAO) | Les résolutions écrites des actionnaires peuvent remplacer une assemblée lorsque le seuil de vote et les règles d’avis prévus par la loi sont respectés. La société doit tout de même remplir ses obligations annuelles en matière financière et de registre. |
| Colombie-Britannique (BCBCA) | Une résolution par consentement peut remplacer une assemblée des actionnaires lorsque le seuil requis pour une résolution ordinaire, spéciale ou unanime est atteint selon la Loi et les statuts. |
| Alberta (ABCA) | Les résolutions écrites des actionnaires et les solutions de rechange à l’assemblée annuelle dépendent du statut d’émetteur assujetti de la société et du seuil de vote applicable à la mesure visée. |
| Québec (LSAQ) | L’actionnaire unique ou tous les actionnaires habiles à voter peuvent recourir à une résolution écrite dans les cas permis par la Loi et les documents de la société. |
| Delaware (DGCL) | Les actionnaires peuvent agir sans assemblée au moyen d’un consentement signé par des détenteurs disposant au moins du nombre de voix nécessaire pour approuver la mesure, sauf disposition contraire du certificat de constitution (art. 228). |
| États du Model Act (MBCA) | Une mesure prise sans assemblée exige le consentement écrit de tous les actionnaires habiles à voter à son égard, à moins que les statuts ne permettent le consentement des détenteurs des voix nécessaires pour prendre la mesure en assemblée (art. 7.04). |
Avant de signer
- Utilisez le registre des actionnaires à jour. Repérez chaque catégorie, chaque détenteur, chaque droit de vote et chaque signature requise.
- Préparez les questions annuelles. Incluez les états financiers, l’élection des administrateurs, la nomination du vérificateur ou la dispense de vérification, et toute résolution spéciale.
- Vérifiez l’échéance séparément. La date d’une assemblée annuelle ou d’un consentement ne correspond pas à l’échéance de la déclaration annuelle, des déclarations fiscales ou des états financiers.
- N’utilisez une renonciation à l’avis que si elle est valide. Ne présentez pas une assemblée comme ayant fait l’objet d’une renonciation si la société utilise en réalité un consentement écrit au lieu de l’assemblée.
- Conservez les pièces justificatives. Joignez les états financiers, la liste des actionnaires, les procurations et tout document relatif au vérificateur ou aux administrateurs.
Ce dont le consentement annuel ne dispense pas
- Il ne dispense pas la société de produire sa déclaration annuelle ni d’effectuer ses dépôts au registre.
- Il ne dispense pas les administrateurs de leur obligation de préparer ou d’approuver les états financiers lorsque cela est exigé.
- Il ne dispense pas automatiquement de la vérification; utilisez une résolution de dispense de vérification distincte si la loi le permet.
- Il ne remplace pas une résolution du conseil pour les questions bancaires, les emprunts, la rémunération ou les autres affaires qui relèvent des administrateurs.
Modèle de libellé
Adaptez le libellé à votre société : remplacez tout ce qui figure entre crochets et vérifiez d’abord vos statuts, vos règlements administratifs et toute convention entre actionnaires. Chaque personne signe et date un exemplaire; une signature numérisée ou électronique convient habituellement.
Résolutions des actionnaires de [dénomination de la société] (la « Société »)
IL EST RÉSOLU QUE :
1. Les actionnaires renoncent à la tenue de l’assemblée annuelle pour l’exercice terminé le [date] et règlent par résolution écrite les questions annuelles suivantes, dans la mesure permise par la loi sur les sociétés applicable ainsi que par les statuts et les règlements administratifs de la Société.
2. Les états financiers de l’exercice terminé le [date] sont reçus [et approuvés, si cela est exigé].
3. [Noms] sont élus ou réélus administrateurs pour exercer leurs fonctions jusqu’à la clôture de la prochaine assemblée annuelle ou jusqu’à l’élection ou la nomination de leurs successeurs.
4. [Le vérificateur est nommé / aucun vérificateur n’est nommé pour la Société, conformément à la résolution distincte de dispense de vérification ci-jointe].
Les résolutions qui précèdent sont signées par les actionnaires habiles à les approuver, en date du [date].
______________________________
[Nom], actionnaire
______________________________
[Nom], actionnaire
Confirmez les signatures requises pour chaque résolution. Si les questions annuelles ne sont pas validement approuvées par écrit, tenez plutôt l’assemblée.
Consentement écrit des actionnaires de [dénomination de la société] (la « Société »)
IL EST RÉSOLU que les actionnaires renoncent à la tenue de l’assemblée annuelle pour l’exercice terminé le [date] et prennent les mesures suivantes par consentement écrit, dans la mesure permise par le certificat de constitution et les règlements administratifs de la Société et par le droit applicable;
IL EST EN OUTRE RÉSOLU que les états financiers de l’exercice terminé le [date] soient reçus [et approuvés, si cela est exigé];
IL EST EN OUTRE RÉSOLU que [noms] soient élus administrateurs pour exercer leurs fonctions jusqu’à la prochaine assemblée annuelle et jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus et remplissent les conditions requises; et
IL EST EN OUTRE RÉSOLU que [nom et titre] soit autorisé à verser le présent consentement aux registres de la Société et à effectuer tout dépôt connexe.
Le présent consentement est signé par des actionnaires détenant les voix nécessaires pour approuver les mesures, en date du [date].
______________________________
[Nom], actionnaire
______________________________
[Nom], actionnaire
Après la signature
- Classez le consentement signé avec les états financiers, la liste des actionnaires, le document relatif au vérificateur et les résolutions connexes.
- Mettez à jour le registre des administrateurs et déposez un avis de changement des administrateurs si l’élection a modifié la composition du conseil.
- Remplissez séparément la déclaration annuelle, les déclarations fiscales et toute attestation exigée par un prêteur ou un ordre professionnel.
- Planifiez le prochain cycle annuel et consignez toute décision du conseil que le consentement des actionnaires rend nécessaire.
Ce qu’il faut conserver dans votre livre des procès-verbaux
- Le consentement annuel signé et la liste des actionnaires utilisée pour confirmer le seuil.
- Les états financiers et le document de nomination du vérificateur ou de dispense de vérification.
- L’avis, la renonciation, les procurations ou le document qui autorise le recours au consentement écrit.
- La preuve du dépôt de la déclaration annuelle et de tout avis de changement des administrateurs.
Questions fréquentes
Une renonciation à l’assemblée annuelle nous permet-elle de sauter les dépôts annuels?
Non. Elle ne fait que remplacer la procédure d’assemblée, lorsqu’elle est valide. Les déclarations annuelles, les déclarations fiscales, les avis concernant les administrateurs et les obligations relatives aux états financiers continuent de s’appliquer séparément.
Tous les actionnaires doivent-ils signer?
Cela dépend de la loi, des statuts et de la mesure. Certains consentements annuels au Canada exigent la signature de tous les actionnaires habiles à voter, tandis que le Delaware et d’autres règles retiennent le nombre de voix nécessaire pour approuver la mesure. Vérifiez le seuil exact avant de faire circuler le document.
Un actionnaire unique peut-il utiliser cette résolution?
Souvent oui. L’actionnaire unique peut signer un document daté qui consigne les questions annuelles, mais la société devrait tout de même conserver les états financiers, le registre des administrateurs et les approbations distinctes du conseil.
Cette page présente des renseignements généraux sur les résolutions de société aux États-Unis et au Canada; elle ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Le modèle de libellé est un point de départ : vos statuts, vos règlements administratifs et toute convention entre actionnaires peuvent exiger autre chose, et les règles changent avec le temps. Pour obtenir des conseils sur votre société, consultez un avocat ou un comptable qualifié.
Sources
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, articles 142 et 155
- Loi sur les sociétés par actions (Ontario), dispositions sur l’assemblée annuelle et les résolutions écrites
- Business Corporations Act (Colombie-Britannique), dispositions sur les résolutions par consentement et l’assemblée annuelle
- Business Corporations Act (Alberta), dispositions sur l’assemblée annuelle et les résolutions écrites
- Loi sur les sociétés par actions (Québec), dispositions sur l’assemblée annuelle et les résolutions écrites
- Delaware General Corporation Law, articles 211 et 228
- Model Business Corporation Act (American Bar Association), dispositions sur l’assemblée annuelle et le consentement écrit