La Loi sur les sociétés par actions (Québec) donne au siège de la société un rôle central dans la tenue des registres. Elle distingue aussi les registres internes de la société des déclarations faites au Registraire des entreprises. Minute Book Cloud aide à garder ces deux volets liés sans les confondre.
Pour une société québécoise, le registre de propriété, les mandats des administrateurs, les résolutions des actionnaires et les documents du conseil devraient pouvoir être examinés facilement comme un seul dossier à jour. Un changement de siège ou un transfert d’actions devrait aussi laisser une trace claire pour le suivi connexe auprès du registre et des autorités fiscales.
Commencez votre livre des procès-verbaux lorsque le moment sera venu de faire du registre actuel un processus reproductible.
Organiser les registres tenus au siège d’une société québécoise
La LSAQ oblige une société à préparer et à tenir à son siège ses registres essentiels, notamment ses documents constitutifs, les procès-verbaux et les résolutions des actionnaires, les renseignements sur les administrateurs et le registre des valeurs mobilières. Le conseil tient aussi les livres comptables et les procès-verbaux du conseil au siège ou à un autre endroit qu’il désigne.
- Les statuts, les règlements administratifs et toute convention unanime des actionnaires.
- Les procès-verbaux et les résolutions des actionnaires et du conseil.
- Les noms et domiciles des administrateurs, ainsi que les dates de début et de fin de leur mandat.
- Le registre des valeurs mobilières, avec les actionnaires actuels et anciens, les émissions et les transferts.
- Les livres comptables, les états financiers et les documents à l’appui des approbations importantes.
Le processus annuel au Québec
L’assemblée annuelle des actionnaires obéit à ses propres règles de calendrier, mais le travail sur les registres commence plus tôt : rapprochez le registre des valeurs mobilières, les mandats des administrateurs, les états financiers et tout changement touchant le siège ou les documents constitutifs.
- Confirmez les actionnaires habiles à voter et les mandats des administrateurs qui figurent actuellement dans les registres.
- Préparez le procès-verbal de l’assemblée annuelle ou la résolution écrite des actionnaires, et conservez la preuve de l’avis de convocation ou de la renonciation.
- Consignez les décisions relatives aux états financiers et au vérificateur qui s’appliquent à la société.
- Passez en revue les émissions et les transferts d’actions, les dividendes, la rémunération et les prêts conclus pendant l’année.
- Séparez le dossier interne annuel des déclarations annuelles ou des dépôts faits auprès d’un registraire gouvernemental.
Changements de siège et registre des entreprises
En vertu de la LSAQ, le déplacement du siège peut exiger, selon le cas, une résolution du conseil ou une résolution spéciale, et le changement doit être déclaré conformément à la législation québécoise sur la publicité légale des entreprises. La résolution, la date d’effet et la confirmation du registre forment donc naturellement un même ensemble de documents.
- Consignez l’adresse actuelle du siège et l’autorisation de tout changement.
- Conservez la résolution autorisant le déplacement avec la déclaration déposée ou sa confirmation.
- Après le changement, mettez à jour les avis, le papier à en-tête, les contrats et l’index des registres de la société.
- Assurez-vous que le registre des valeurs mobilières et les registres des administrateurs utilisent des noms et des adresses uniformes.
Comment Minute Book Cloud soutient les sociétés québécoises
Un dossier numérique est surtout utile lorsqu’il donne à la société un index à jour des registres tenus à son siège et qu’il préserve l’historique de chaque changement. Les propriétaires, les comptables et les conseillers juridiques peuvent ainsi travailler à partir d’un seul et même ensemble de registres, y compris lorsque les démarches auprès du registre public sont gérées séparément.
- Gardez liés le registre des actions, les mandats des administrateurs et les résolutions des actionnaires.
- Classez les pièces justificatives bilingues ou en français avec la décision de la société à laquelle elles se rapportent.
- Consignez les changements de siège, d’actions et d’administrateurs avec leur date d’effet et les tâches de suivi.
- Préparez une exportation propre pour un examen par un professionnel ou une mise à jour au registre des entreprises.
Questions fréquentes
Où une société québécoise devrait-elle conserver les registres de son livre des procès-verbaux?
La LSAQ désigne le siège comme lieu de conservation des registres essentiels de la société, tandis que les procès-verbaux du conseil et les livres comptables peuvent aussi être conservés à un autre endroit désigné par le conseil. Confirmez les exigences actuelles de la loi et des documents de la société qui s’appliquent à votre situation.
Le changement de siège d’une société québécoise exige-t-il une résolution?
L’approbation requise dépend de la question de savoir si le siège reste dans le même district judiciaire ou passe dans un autre. La résolution et la déclaration au registre des entreprises devraient concorder quant à l’adresse et à la date d’effet.
Les registres d’une société québécoise sont-ils accessibles aux actionnaires?
La LSAQ accorde aux actionnaires des droits d’examen et de copie à l’égard des registres qu’elle décrit, sous réserve de ses conditions. Gardez les registres complets et organisés pour que la société puisse répondre correctement à une demande valide.
Cette page présente des renseignements généraux sur les registres de société et les processus de Minute Book Cloud; elle ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou relatif aux registres publics. Les règles dépendent des statuts, des règlements administratifs et des conventions entre actionnaires de la société, ainsi que du droit en vigueur. Confirmez les exigences qui s’appliquent à votre société auprès d’un avocat ou d’un comptable qualifié.