Pour une société albertaine, le livre des procès-verbaux interne et les démarches auprès du registre des sociétés de l’Alberta (Alberta Corporate Registry) sont étroitement liés, mais ne sont pas interchangeables. La résolution explique ce que la société a décidé; le dépôt au registre met à jour les renseignements publics. Minute Book Cloud conserve ensemble la décision, les personnes, les registres de propriété et les preuves de dépôt.
Cette séparation est utile lorsqu’une société albertaine change d’administrateurs, de siège social, de mandataire aux fins de signification ou de structure du capital-actions. La société peut d’abord préparer la bonne approbation interne, puis effectuer la démarche auprès du registre avec un dossier à jour en main.
Commencez votre livre des procès-verbaux lorsque le moment sera venu de faire du registre actuel un processus reproductible.
Les registres d’une société albertaine
Commencez par les statuts, les règlements administratifs et la structure du capital-actions de la société. Tenez ensuite les registres qui montrent qui possède et gère la société, et quelles décisions ont autorisé les actes accomplis en son nom.
- Les statuts, leurs modifications, les règlements administratifs et les conventions entre actionnaires.
- Les registres des actionnaires et des valeurs mobilières, y compris les émissions, les transferts, les restrictions et les certificats.
- Les administrateurs et les dirigeants actuels et anciens, leurs dates de nomination ou de fin des fonctions et leurs pouvoirs de signature.
- Les procès-verbaux ou les résolutions écrites du conseil et des actionnaires, avec les pièces justificatives.
- Les états financiers, les dividendes, la rémunération, les emprunts et les autres approbations importantes.
Garder bien visible la démarche auprès du registre de l’Alberta
Les directives officielles de l’Alberta distinguent les déclarations annuelles et les avis de modification des registres internes de la société. Un bon processus couvre les deux : la résolution ou le consentement signé, et la confirmation que la mise à jour au registre a été effectuée.
- Préparez la résolution sur les administrateurs ou sur l’adresse avant de soumettre un avis de modification.
- Suivez les renseignements à jour sur le siège social et le mandataire aux fins de signification.
- Conservez les rappels de déclaration annuelle et les confirmations obtenues avec le dossier annuel de la société.
- Consignez avec exactitude les administrateurs entrants et sortants, les adresses et les dates d’effet.
- Ne considérez pas un changement comme terminé tant que les registres internes et le suivi auprès du registre n’ont pas tous deux été réglés.
Le cycle annuel en Alberta
Le dépôt de la déclaration annuelle maintient la société active auprès du registre, tandis que les procès-verbaux annuels ou un consentement écrit montrent que la société a examiné et approuvé les questions qu’elle devait étudier. Traitez-les comme deux tâches liées, dont les preuves sont différentes.
- Rapprochez les actionnaires, les administrateurs, les dirigeants et la structure du capital-actions avant de préparer le dossier annuel.
- Examinez les états financiers, les dividendes, la rémunération et les obligations importantes.
- Consignez l’élection des administrateurs, les nominations, les démissions et les limites des pouvoirs.
- Préparez la déclaration annuelle par la voie autorisée en Alberta et conservez la confirmation.
- Fixez le prochain examen annuel en fonction de la date anniversaire de la société et de son calendrier financier.
Comment Minute Book Cloud aide les propriétaires albertains
Les propriétaires albertains font souvent appel à des agents de registre, à des comptables et à des avocats à différents moments de l’année. Un livre des procès-verbaux partagé et à jour permet de remettre plus facilement à chaque professionnel les pièces dont il a besoin, sans perdre l’historique de la société.
- Maintenez une source unique pour les personnes, les actions, les certificats et les résolutions de la société.
- Faites de chaque changement d’administrateur, de dirigeant ou de siège social le point de départ du document de suivi connexe.
- Classez les accusés de réception des déclarations annuelles et les avis de modification avec les approbations qui les ont autorisés.
- Passez le livre en revue avant une vente, un financement, un mandat fiscal ou une immatriculation extraprovinciale.
Questions fréquentes
La déclaration annuelle en Alberta fait-elle partie du livre des procès-verbaux?
La déclaration est un dépôt au registre, alors que le livre des procès-verbaux contient les registres internes de la société. Conservez la déclaration déposée ou sa confirmation avec le dossier annuel, mais maintenez la distinction entre les deux.
Dans quel délai une société albertaine doit-elle déclarer un changement d’administrateur ou d’adresse?
Les directives actuelles du registre de l’Alberta fixent des délais pour les différents avis de modification. Utilisez le formulaire officiel et les directives en vigueur pour le changement visé, et conservez la date d’effet et la confirmation de dépôt dans les registres de la société.
Les sociétés albertaines peuvent-elles tenir des réunions ou voter par voie électronique?
Les directives officielles de l’Alberta traitent des réunions virtuelles et du rôle des règlements administratifs ou des statuts. Vérifiez les documents constitutifs de la société avant de vous fier à une réunion ou à un vote électroniques.
Cette page présente des renseignements généraux sur les registres de société et les processus de Minute Book Cloud; elle ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou relatif aux registres publics. Les règles dépendent des statuts, des règlements administratifs et des conventions entre actionnaires de la société, ainsi que du droit en vigueur. Confirmez les exigences qui s’appliquent à votre société auprès d’un avocat ou d’un comptable qualifié.