En Colombie-Britannique, les registres de la société ont un lieu bien à eux : le bureau des registres. La BCBCA donne aussi un rôle concret, dans les démarches de conformité de la société, au registre central des valeurs mobilières et à la façon dont les registres électroniques sont rendus accessibles.
Minute Book Cloud aide une société de la Colombie-Britannique à garder cohérent le contenu de son bureau des registres : documents constitutifs, registres, procès-verbaux, résolutions et pièces justificatives de chaque émission, transfert, nomination ou approbation annuelle.
Commencez votre livre des procès-verbaux lorsque le moment sera venu de faire du registre actuel un processus reproductible.
Organiser le bureau des registres autour de documents à jour
Une société de la Colombie-Britannique devrait pouvoir produire ses registres obligatoires à partir de son bureau des registres. Cela ne veut pas dire que chaque document doit être imprimé et rangé dans un cartable; cela veut dire que les registres doivent être tenus sous une forme et en un lieu qui respectent les règles d’examen et d’accès applicables.
- L’avis des statuts (notice of articles), les statuts, leurs modifications et toute convention entre actionnaires.
- Le registre central des valeurs mobilières, avec l’historique des actions et de la propriété de la société.
- Les procès-verbaux et les résolutions des actionnaires, des administrateurs et des comités.
- Les nominations, les démissions, les mandats et les pouvoirs de signature des administrateurs et des dirigeants.
- Les pièces justificatives qui expliquent les émissions et les transferts d’actions, les contrats, les dividendes et les autres décisions importantes.
L’assemblée annuelle et le processus de consentement en Colombie-Britannique
La BCBCA fixe une date de référence annuelle et permet aux actionnaires, dans les circonstances qu’elle prévoit, de consentir aux questions annuelles obligatoires ou de renoncer à l’assemblée générale annuelle. Le dossier devrait indiquer exactement quelle voie la société a choisie.
- Confirmez la date de référence annuelle et les actionnaires habiles à voter.
- Préparez les états financiers, l’élection des administrateurs et le document applicable concernant le vérificateur ou la dispense.
- Si vous utilisez une résolution unanime, précisez si elle vaut consentement aux questions annuelles, si elle reporte l’assemblée ou si elle y renonce.
- Classez le document signé avec les registres des valeurs mobilières et des administrateurs qu’il met à jour.
- Gardez la prochaine date de référence annuelle bien visible pour les personnes responsables des registres de la société.
Pourquoi l’accès électronique compte en Colombie-Britannique
La BCBCA permet de conserver certains registres ailleurs qu’au bureau des registres s’ils restent accessibles au moyen d’un terminal informatique ou d’une autre technologie électronique au bureau des registres. Un système numérique doit donc offrir une organisation claire, un accès fiable et une exportation lisible, et pas seulement un stockage infonuagique doté d’une interface attrayante.
- Utilisez des noms et des dates uniformes pour qu’un document se retrouve rapidement lors d’un examen ou d’une passation de dossier.
- Séparez les documents signés des brouillons et indiquez clairement les registres remplacés.
- Liez la résolution à l’inscription au registre, au certificat, à la convention ou au dépôt qui en découle.
- Exportez une copie lisible lorsque la société mène à terme un financement, un changement de propriété ou un examen annuel.
Comment Minute Book Cloud soutient une société de la Colombie-Britannique
Les sociétés de la Colombie-Britannique ont avantage à utiliser un système qui traite le registre des valeurs mobilières et les résolutions comme des registres liés. C’est particulièrement utile lorsqu’une même décision modifie à la fois la propriété, les administrateurs et les renseignements publics.
- Configurez une seule fois l’avis des statuts (notice of articles), les statuts, les catégories d’actions et les personnes de la société.
- Consignez chaque émission ou transfert avec son approbation et ses pièces justificatives.
- Préparez les documents annuels des actionnaires et des administrateurs à partir du registre à jour.
- Conservez ensemble l’index du bureau des registres, les documents signés et les preuves des dépôts de suivi.
Questions fréquentes
Une société de la Colombie-Britannique a-t-elle besoin d’un livre des procès-verbaux papier?
Pas nécessairement. La question importante est de savoir si les registres exigés sont tenus sous une forme et en un lieu conformes à la BCBCA, et s’ils peuvent être examinés ou copiés au besoin.
Les actionnaires d’une société de la Colombie-Britannique peuvent-ils renoncer à l’assemblée générale annuelle?
La BCBCA prévoit des voies précises, par résolution unanime, pour régler les questions de l’assemblée générale annuelle et pour y renoncer. La résolution devrait indiquer l’assemblée annuelle visée et l’option retenue, plutôt que de simplement mentionner « renonciation à l’AGA ».
Qu’est-ce que le registre central des valeurs mobilières en Colombie-Britannique?
C’est le registre de propriété de la société pour ses actions et les valeurs mobilières connexes. Gardez-le synchronisé avec les certificats d’actions ou les attestations, les documents de transfert et les résolutions qui approuvent l’opération.
Cette page présente des renseignements généraux sur les registres de société et les processus de Minute Book Cloud; elle ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou relatif aux registres publics. Les règles dépendent des statuts, des règlements administratifs et des conventions entre actionnaires de la société, ainsi que du droit en vigueur. Confirmez les exigences qui s’appliquent à votre société auprès d’un avocat ou d’un comptable qualifié.