Le livre des procès-verbaux d’une société ontarienne doit raconter une histoire cohérente sur ses statuts, ses règlements administratifs, ses actionnaires, ses administrateurs, ses dirigeants et ses décisions. Minute Book Cloud transforme cette histoire en registres liés, pour qu’un changement de propriété ou la nomination d’un administrateur ne laisse pas derrière lui trois documents périmés.
Les sociétés ontariennes ont aussi un processus distinct pour les renseignements sur la société et les dépôts. Le but, en pratique, est de garder concordants les registres internes et les preuves de dépôt en Ontario, sans confondre une mise à jour au registre avec la résolution qui l’a autorisée.
Commencez votre livre des procès-verbaux lorsque le moment sera venu de faire du registre actuel un processus reproductible.
L’essentiel du livre des procès-verbaux en Ontario
La Loi sur les sociétés par actions (Ontario) ainsi que les statuts et les règlements administratifs de la société déterminent ce qui doit être consigné et qui doit l’approuver. Commencez par les documents constitutifs en vigueur, puis faites en sorte que chaque changement ultérieur puisse être rattaché à une approbation datée et à une pièce justificative.
- Les statuts, les statuts de modification, les règlements administratifs et toute convention unanime des actionnaires.
- Le registre des actions ou des valeurs mobilières, y compris chaque émission, transfert et annulation, ainsi que les détenteurs actuels.
- Les registres des administrateurs et des dirigeants, les dates de nomination, les démissions et les pouvoirs de signature.
- Les procès-verbaux ou les résolutions écrites du conseil et des actionnaires, y compris les approbations annuelles et les résolutions spéciales.
- Les états financiers, les documents de nomination d’un vérificateur ou de dispense de vérification et les contrats importants examinés par les administrateurs.
Le cycle annuel des registres en Ontario
Le dossier annuel d’une société ontarienne devrait être préparé à partir des renseignements à jour sur la propriété et les administrateurs, et non recopié aveuglément d’une année à l’autre. Confirmez ce qu’exigent les statuts, les règlements administratifs, la convention entre actionnaires et la loi avant de faire circuler les procès-verbaux annuels ou le consentement écrit.
- Vérifiez la liste à jour des actionnaires et leurs droits de vote avant de préparer le document des actionnaires.
- Consignez l’élection des administrateurs, la nomination des dirigeants et tout changement de pouvoirs.
- Approuvez ou recevez les états financiers et consignez la décision applicable concernant le vérificateur.
- Documentez les dividendes, la rémunération, les emprunts, les cautionnements et les autres décisions importantes prises pendant l’année.
- Conservez le dépôt de renseignements sur la société en Ontario, ou sa confirmation, avec le document interne auquel il se rapporte.
Quand une société ontarienne change
Les lacunes les plus fréquentes dans un livre des procès-verbaux surviennent après un changement : un nouvel administrateur est déclaré au registre, mais sa nomination ne figure pas dans les registres internes; des actions changent de mains, mais le registre n’est pas mis à jour; ou une banque reçoit des pouvoirs que le conseil n’a jamais documentés. Le processus devrait rendre visibles ensemble l’approbation et le suivi.
- Adoptez une résolution visant l’administrateur ou le dirigeant concerné avant de mettre à jour le registre et tout dépôt connexe.
- Pour un transfert d’actions, conservez ensemble l’acte de transfert, les restrictions, l’approbation et le registre mis à jour.
- Pour une nouvelle émission d’actions, conservez avec la résolution la contrepartie, la catégorie, le détenteur et le certificat ou l’attestation.
- Pour un changement de siège social ou de renseignements sur la société, conservez la confirmation de dépôt avec le document qui l’a autorisé.
- Indiquez clairement les documents remplacés plutôt que de supprimer l’historique nécessaire pour expliquer le changement.
Comment Minute Book Cloud aide les propriétaires ontariens
Les propriétaires ontariens gèrent souvent le livre des procès-verbaux en parallèle avec la fiscalité, la paie et les démarches auprès du registre. Un espace de travail numérique réduit le risque que les registres juridiques se trouvent dans un système et les preuves, dans un autre.
- Gardez les administrateurs, les dirigeants, les actionnaires et les certificats d’actions rattachés à la même société.
- Créez des résolutions pour les approbations annuelles, les opérations bancaires, les dividendes, la rémunération et les changements de propriété.
- Classez les conventions, les avis, les états financiers et les confirmations de dépôt à côté de la décision qu’ils appuient.
- Passez la société en revue avant un financement, une vente, une déclaration fiscale ou la remise du dossier à un avocat, au lieu de fouiller dans de vieux fils de courriels.
Questions fréquentes
La déclaration annuelle en Ontario est-elle la même chose que les procès-verbaux annuels de la société?
Non. Un dépôt au registre et les procès-verbaux annuels de la société servent à des fins différentes. Conservez la confirmation de dépôt avec les procès-verbaux et les documents financiers, mais gardez chacun comme un document distinct.
Une société ontarienne peut-elle recourir aux résolutions écrites?
La loi et les documents constitutifs de la société déterminent quand les administrateurs ou les actionnaires peuvent agir par écrit et quel seuil de signature ou d’avis s’applique. Confirmez le seuil applicable à la décision visée avant de vous fier à un consentement.
Que faut-il modifier en premier lorsqu’un administrateur d’une société ontarienne démissionne?
Consignez la date de la démission ou de la fin des fonctions, approuvez tout remplacement ou tout changement de pouvoirs connexe, mettez à jour les registres internes de la société et effectuez tout dépôt de renseignements sur la société qui est exigé.
Cette page présente des renseignements généraux sur les registres de société et les processus de Minute Book Cloud; elle ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou relatif aux registres publics. Les règles dépendent des statuts, des règlements administratifs et des conventions entre actionnaires de la société, ainsi que du droit en vigueur. Confirmez les exigences qui s’appliquent à votre société auprès d’un avocat ou d’un comptable qualifié.