Une société fédérale est régie par une loi nationale sur les sociétés, mais son livre des procès-verbaux reste un document vivant, qui change chaque fois que changent les personnes, la propriété, les pouvoirs ou les décisions. Minute Book Cloud donne aux administrateurs et aux propriétaires un seul endroit pour tenir ces registres à jour, plutôt que de reconstituer le livre chaque année à partir de pièces jointes de courriels.
Au fédéral, le processus comporte un élément supplémentaire important : le registre des particuliers ayant un contrôle important. Un bon livre des procès-verbaux numérique devrait relier cette analyse de la propriété au registre des actions, à l’examen annuel et aux résolutions qui expliquent ce qui a changé.
Commencez votre livre des procès-verbaux lorsque le moment sera venu de faire du registre actuel un processus reproductible.
Ce qu’une société fédérale devrait organiser
La Loi canadienne sur les sociétés par actions oblige une société à tenir ses registres essentiels, et Corporations Canada présente le livre des procès-verbaux comme l’endroit où ces registres sont conservés. Les documents exacts varient d’une société à l’autre, mais la structure devrait permettre de vérifier facilement la situation juridique et la propriété actuelles de la société.
- Les statuts, les certificats, les modifications, les règlements administratifs et toute convention unanime des actionnaires.
- Les registres des administrateurs et des dirigeants, y compris les nominations, les démissions et les changements de pouvoirs de signature.
- Un registre des valeurs mobilières indiquant les catégories d’actions, les émissions, les transferts, les annulations et les détenteurs actuels.
- Les procès-verbaux et les résolutions écrites des administrateurs et des actionnaires, avec les documents examinés pour chaque décision importante.
- Le registre des particuliers ayant un contrôle important et les mesures prises pour qu’il demeure exact et à jour.
Le processus annuel au fédéral
L’assemblée annuelle ou la résolution écrite des actionnaires n’est qu’une partie du cycle annuel. La société devrait rapprocher les registres des personnes et de la propriété, examiner les états financiers et mettre à jour les renseignements sur le contrôle important avant de classer le dossier.
- Confirmez les administrateurs, les dirigeants, les actionnaires, les catégories d’actions et les pouvoirs de signature actuels.
- Examinez le registre des particuliers ayant un contrôle important au moins une fois au cours de chaque exercice et consignez les changements dans le délai prévu par la loi après en avoir pris connaissance.
- Préparez les approbations des administrateurs et le document annuel des actionnaires dans le format qu’utilise la société.
- Gardez la déclaration annuelle et les autres dépôts gouvernementaux séparés des registres internes du livre des procès-verbaux, mais liés à ceux-ci.
- Fixez la date du prochain examen annuel pour que la société ne dépende pas d’un rappel d’agenda dans la boîte de courriel d’une seule personne.
Comment Minute Book Cloud s’adapte à une société fédérale
Le produit est utile lorsque les registres de la société sont plus qu’un dossier de PDF. Configurez la société une seule fois, puis ajoutez les résolutions, les certificats et les pièces justificatives à mesure que les décisions sont prises.
- Commencez par la structure de la société, ses catégories d’actions, ses administrateurs, ses dirigeants et ses actionnaires.
- Consignez les émissions et les transferts d’actions avec la résolution, la contrepartie et le certificat ou l’attestation.
- Constituez un historique où l’on retrouve facilement les approbations annuelles, les approbations des états financiers et les examens du registre des particuliers ayant un contrôle important.
- Conservez ensemble, dans la bibliothèque de documents, les résolutions signées, les conventions et les confirmations gouvernementales.
- Remettez au comptable, à l’avocat ou à l’acheteur un dossier cohérent, sans envoyer des versions disparates du même registre.
Ce qui distingue les registres d’une société fédérale
La constitution sous le régime fédéral ne rend pas fédéraux tous les dépôts ni toutes les obligations fiscales. La société peut quand même avoir des obligations là où se trouvent son siège social, ses employés ou ses activités. Le livre des procès-verbaux devrait montrer quelles décisions ont été prises par la société et quels dépôts distincts ont été effectués auprès d’un registre ou d’une autorité fiscale.
Cette distinction est particulièrement utile lorsqu’une société exerce ses activités dans plusieurs provinces : les mêmes renseignements à jour sur les administrateurs, les actionnaires et les résolutions devraient servir de source à chaque tâche de conformité connexe, tandis que la preuve de chaque dépôt reste jointe au document pertinent.
Questions fréquentes
Une société fédérale a-t-elle besoin d’un livre des procès-verbaux numérique?
La loi porte sur les registres qu’une société doit préparer et conserver, et non sur une marque de logiciel en particulier. Un système numérique peut être utile lorsqu’il garde les registres exigés complets, protégés, organisés et productibles sous une forme lisible.
La déclaration annuelle est-elle la même chose que les procès-verbaux annuels?
Non. La déclaration annuelle est un dépôt gouvernemental. Les procès-verbaux annuels ou la résolution écrite des actionnaires consignent les décisions et les approbations de la société. Gardez ces deux documents liés, mais l’un ne remplace pas l’autre.
Qu’est-ce que le registre fédéral des particuliers ayant un contrôle important?
C’est le registre dans lequel la société consigne les particuliers ayant un contrôle important ainsi que les renseignements et les mesures exigés par la LCSA. Il devrait être examiné et mis à jour à mesure que les faits relatifs à la propriété ou au contrôle changent.
Cette page présente des renseignements généraux sur les registres de société et les processus de Minute Book Cloud; elle ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou relatif aux registres publics. Les règles dépendent des statuts, des règlements administratifs et des conventions entre actionnaires de la société, ainsi que du droit en vigueur. Confirmez les exigences qui s’appliquent à votre société auprès d’un avocat ou d’un comptable qualifié.